DOCUWARE - Prise en main
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Formation créée le 15/05/2025. Dernière mise à jour le 16/05/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation Version PDF
Permettre aux utilisateurs de maîtriser les fonctionnalités essentielles de DocuWare Cloud pour la dématérialisation et la gestion quotidienne de leurs documents.
Objectifs de la formation
- DÉCOUVRIR L'INTERFACE DE DOCUWARE
- SAVOIR IMPORTER ET INDEXER DES DOCUMENTS
- COMPRENDRE COMMENT RECHERCHER ET CONSULTER DES DOCUMENTS
- VALIDER ET TRAITER LES DOCUMENTS
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne chargée de transmettre, classer et de gérer des documents papier ou électronique
Prérequis
- Maîtriser l'outil informatique
Contenu de la formation
-
INTRODUCTION A DOCUWARE
- Présentation de la solution (contexte, enjeux, bénéfices)
- Fonctionnement général d’un système GED
- Interface utilisateur de DocuWare (Web Client)
- Tour d’horizon des menus et de la logique de navigation
-
IMPORTER ET INDEXER DES DOCUMENTS
- Employer efficacement les différentes méthodes d’importation : drag & drop, scanner, email, import automatique
- Comprendre l’armoire, les bacs et les champs d’indexation
- Utiliser les masques d’indexation
- Découvrir les bonnes pratiques pour nommer et classer les documents
-
RECHERCHER ET CONSULTER DES DOCUMENTS
- Les différents types de recherches (recherche simple, avancée)
- Utiliser les filtres et les champs d’indexation
- Affichage des résultats
- Visualiser un document, zoom, rotation, téléchargement, impression
- Comprendre les permissions d’accès
-
TRAVAILLER AVEC LES LISTES ET LES TACHES
- Utiliser les listes pour organiser son travail
- Attribuer ou transmettre un document
- Utiliser les tâches si des workflows sont en place
- Gestion collaborative des documents
-
VALIDER ET TRAITER LES DOCUMENTS
- Approuver un document dans un processus de validation
- Comment signer ou commenter un document
- Suivre l’état d’un document dans le processus
- Cas d’usage : traitement d’un document commercial ou RH
-
MISE EN APPLICATION
- Cas d’usage personnalisés : •Dématérialisation des factures fournisseurs •Dossiers salariés ou contrats RH •Archivage de courriers entrants •Suivi des documents d’achats •Gestion de document via formulaire de saisie
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Entretien préalable avec le formateur
- Exercices permettant aux stagiaires d’évaluer leurs connaissances tout au long de la formation
- Questions/Réponses
- Formulaires d'évaluation de la formation
Ressources techniques et pédagogiques
- Formation intra entreprise individuelle ou en petit groupe
- Alternance de théorie et mise en pratique
- Exposés théoriques
- Animation participative et par l’expérimentation, basée sur les attentes des participants (spécificités de l’entreprise) Étude de cas concrets selon vos spécificités métier
Modalités de certification
Résultats attendus à l'issue de la formation
- Prise en main immédiate du logiciel dès le retour en entreprise.
Modalité d'obtention
- Délivrance d'une attestation
Délai d'accès
4 semaines
Accessibilité
Accessible aux personnes à mobilité réduite.
Équipement permettant d’augmenter la visibilité pour les personnes atteintes d'un handicap visuel